Office manager

Iščemo zanesljivo, samostojno in komunikativno osebo za vlogo office managerja oziroma back office podpore, ki bo hkrati skrbela tudi za podporo našim uporabnikom in partnerjem.

Gre za operativno zelo pomembno vlogo. Oseba na tem mestu bo skrbela, da vsakodnevno delovanje sistema poteka gladko, da uporabniki dobijo pravočasne odgovore, da so ponudbe pravilno vnesene v sistem in da je komunikacija s partnerji urejena. Na nek način gre za desno roko ekipe, osebo, ki skrbi, da je »vrtiček lepo vzdrževan«, medtem ko se lahko vodstvo osredotoča na razvoj, prodajo in rast podjetja.

Glavne naloge:

• odgovarjanje na e-pošto uporabnikov in pomoč pri njihovih vprašanjih,

• reševanje konkretnih uporabniških situacij, na primer:

  • kako določena karta deluje,

  • ali je mogoče v ponudbo dodati dodatno storitev, na primer masažo,

  • kaj storiti, če na recepciji niso seznanjeni z nakupom uporabnika,

• pomoč uporabnikom pri nakupu kart in urejanju njihovih profilov,

• ročni vnosi kart ali drugih podatkov v uporabniške profile,

• vnos novih ponudnikov in ponudb v sistem, na primer fitnes centrov, wellness storitev ali drugih partnerjev,

• urejanje slik, logotipov, opisov in ponudb v sistemu,

• priprava obveščanja in nastavitev procesov, da stvari čim bolj tečejo avtomatizirano,

• usklajevanje osnovnih vprašanj s ponudniki,

• pomoč pri primerih, ko ima ponudnik uporabnika na recepciji, uporabnik pa nima QR kode ali drugega dokazila,

• preverjanje in usklajevanje računov,

• priprava mesečnih poročil in obračunov za partnerje,

• skrb, da so informacije med uporabniki, ponudniki in interno ekipo jasne, pravočasne in pravilne.

Koga iščemo:

Iščemo osebo, ki ima dober občutek za ljudi, zna mirno in jasno komunicirati ter ji ni težko dvigniti telefona, kadar je to najhitrejša pot do rešitve.

Pomembno je, da je oseba samozavestna, samostojna in pripravljena prevzeti odgovornost tudi pri nalogah, ki jih morda na začetku še ne pozna v celoti. Ne iščemo nekoga, ki za vsako malenkost čaka na navodila, ampak osebo, ki zna stopiti v situacijo, poiskati informacije, postaviti prava vprašanja in pripeljati zadevo do rešitve.

Pričakujemo tudi dobro osnovno digitalno pismenost. To pomeni, da se oseba znajde pri delu z računalnikom, zna hitro uporabljati različna orodja, odpreti Excel, delati v internem sistemu, poiskati rešitev na spletu in si po potrebi pomagati tudi z orodji, kot je ChatGPT.

Ključne kompetence:

• dobra pisna in ustna komunikacija,

• občutek za delo z ljudmi,

• samostojnost in odgovornost,

• sposobnost hitrega učenja,

• urejenost in natančnost pri administrativnih nalogah,

• samozavest pri reševanju neznanih situacij,

• osnovno do dobro znanje dela z računalnikom,

• sposobnost uporabe Excela, spletnih orodij in internih sistemov,

• praktična usmerjenost v iskanje rešitev.

To je vloga za osebo, ki ima rada, da stvari tečejo. Nekoga, ki zna poskrbeti za uporabnike, partnerje, podatke, račune in drobne operativne detajle, zaradi katerih celoten sistem deluje bolj mirno, urejeno in zanesljivo.